电子文件归档概论

《电子文件归档与管理规范》中“本标准推荐采用的载体、按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体”。

1、电子档案的法律效力

与纸质档案一样，归档前有效力归档后就有效力

电子签名、电子印章（是否手动盖章、签名）

电子签名法（人身关系、不动产、停公共服务例外）

双套制（过渡策略）

电子档案是原件，纸质版是复制件

电子文件归档的内容，电子文件原文（验证信息、修改痕迹）、版式文件（PDF、CEB）、扫描件（如需要）、元数据

2、电子文件与电子档案

区别：电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件

电子文件生成方式：系统（办公系统OA、业务系统）、加工（扫描及OCR、拍照、采集）

3、电子文件的特性

非直读性和依赖性（易失效）：使用时需借助设备

信息的游动性和共享性（易复制）：便于远程利用和资源共享，复制难以察觉，存储位置不确定

易操作性（易修改）：复制、修改难防范

复杂性（多格式、多版本、分开存储）

4、电子文件的类型格式（非全部）

文本文件：归档通用格式（XML、RTF、TXT），常用格式（DOC、WPS）

图像文件：JPEG、TIFF

版式文件：PDF（国际）、OFD（国家）、CEB

音频文件：MP3、WAV

视频文件：AVI、MPEG

5、三性检测（准确性、完整性、可用性）

6、四性检测（三性+安全性）

7、准确性原则（真实性原则）

真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致

2003年国家档案局关于《电子公文归档管理暂行办法》中第七条规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使二者建立互联。（过渡策略）

保证准确性的方法：

与纸质档案一样，需通过技术手段和管理制度予以保证，权限管理、数字证书等手段。

8、完整性原则

国家标准《电子文件归档与管理规范》规定：完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌，应该归档的全部电子文件。

完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背景、结构）信息。

保证完整性的方法：

包括归档记录单位真实全貌的全部电子档案，电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损

9、可用性原则（有效性原则）

《电子文件归档与管理规范》规定：有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

电子文件的非直读性决定了电子文件必须依靠其生成的软件环境还原显现，即使电子文件存储的载体完好无损，也有可能因其生成软件已经过时淘汰而无法还原显现电子文件内容信息或出现显示出错的问题。如旧录像带

可用性的反面例子：

1975年能够读取美国1960年人口普查数据的计算机仅有2台；目前，100万份美国越战档案的计算机索引已经无法读取；美国国家宇航局自1958年以来的多数研究报告正不断受到威胁。

保证可用性的方法：长期保存系统，格式转换（信息损失）尽量保证长期可读，使用通用标准（PDF/A），存储载体选择，本地备份、异地备份，数据迁移。

10、安全性原则

通过检测，确保文件不带有病毒及木马等恶意代码

11、电子文件的归档方式

逻辑归档：在计算机网络上进行、不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

物理归档：把计算机及其网络上的电子文件以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程，归档前后电子文件的存储位置发生改变。以网络传输方式进行的归档称在线归档，以介质传递方式进行的归档称离线归档。

12、归档范围

电子文件归档范围、保管期限和密级划分参照国家关于纸质文件材料归档范围、保管期限和密级划分的相关规定执行。

13、归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档既可实时进行（在线归档），又可按照纸质文件的规定定期完成（离线归档）。

14、归档文件格式

原格式归档保存：注意加密文件需解密后归档，电子签章需归档原文件

“信息固化”归档保存：把格式化文本、电子表格文件统一转换为图像文件，将其元数据的动态元素“固化”后归档

转换为版式文件（PDF、OFD或CEB格式）归档：效果和转换成图像文件效果一样，但在利用方面具有优势，版式文件中的文字信息可以直接检索、复制，便于利用

15、归档整理分类方法

归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同，可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。

归档电子文件以件为单位整理，同一全宗内的电子文件在大类类目下按照“年度-保管期限-机构（问题）”或“保管期限-年度-机构（问题）”等进行分类。

16、归档整理

归档电子文件的著录，包括档案编号（全宗号、目录号、案卷号、件号等组成）、题名、责任者、日期等著录项，大部分可通过系统自动提取。

电子档案目录与电子文件建立关联，电子档案与纸质档案同时归档。