公文“附注”的格式、形式、作用及特殊用法

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一

本篇依据现实施版《党政机关公文格式》 GB/9704-2012和《党政机关公文处理工作条例》这两位“公文格式大家”来解读公文“附注”四个问题：

“附注”的格式、形式、作用及特殊用法。

两位“公文格式大家”分别有言：

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

7.3.6 附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

这两句话精准总结了公文“附注”的格式、形式、作用。

01 “附注”的格式

附注格式主要有三个点：成文日期下不空行，直接编排附注；前空两字；使用一对括号括起来。如下图~

需要注意：附注与公文正文使用相同的字体字号，为仿宋3号字。

02 “附注”的形式

一般的形式有：

（此件公开发布）、（此件主动公开）、（此件依申请公开）（此件不予公开）、（此件发至省军级）、（此件发至市地级）、（此件发至县团级 ）、（此件发至乡镇级）、（此件不得翻印）、（此件可见报）……

附注的标注形式不应当出现“附注：”，比如：“（附注：此件主动公开）”是错误的，正确的形式是“（此件主动公开）”。

03 “附注”的作用

附注的作用即是公文发送、阅读、传达范围及执行时需注意的事项。

既如此，有的公文将联系人及联系方式在附注位置出现，正确否？

二

有的公文附注中的内容会有（联系人：李小四 联系电话：），显然并不符合以上规定，那妥否？

这类形式如果出现在请示、函或意见公文中是正确的，我称它为附注的特殊用法。

“附注 ”列为公文要素之一的规定是1987 版《国家行政机关公文处理办法》，但并没有定义 、用法方面的规定。

直到 2000 年国务院发布《国家行政机关公文处理办法》，规定了附注的形式 ：

“公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注”；

“‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话”。

而现实施版（2012年 如本文开头介绍）公文国标格式，又拿掉了“‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话”这句话，有人就误以为“请示”不用再加附注 。

实际上，“请示” 在附注处注明联系方式， 方便了上级机关在处理请示事项时向请示单位了解详细情况，能够第一时间找到请示单位， 确保公文的处理效率。因此 ，“请示”加附注用以注明联系人和电话是十分必要的。

在实操过程中，当“意见”为上行文时，当发信函格式文件时，亦建议增加联系方式到附注中。

而一般意义上的通知类公文出现联系人及其电话时，一般将其编排在正文之中，不标注在附注处。

以上，

祝好。

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