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在给企业管理咨询、辅导与培训的中,经常会听到企业主(管理者)抱怨说:
确定的目标并不高呀,为什么下属总是达不成?
分配的任务并不难呀,为什么总是不能如期交付?
交待的工作不复杂呀,为什么总是得不到满意的结果?
交待工作时,我都和他反复讲了多遍,为什么执行的结果还是这么大的偏差?我实在很纳闷,我和他说的那么清楚明了,他怎么就执行不对呢?
为什么会出现上述的情况?原因在哪里呢?
出现上述的情况,自然有执行者的因素,最大的原因其实是在管理者的身上:
重结果轻过程
重等待轻跟踪
也许有人会问:管理,是管结果重要还是管过程重要?
其实两个都重要,缺一不可,管理过程与管理结果是相辅相成的,是相互促
进的关系、是两条腿走路的关系,所以,优秀的管理者,都是善于“跟过程”的高手。
一、跟过程的作用与好处
众所周知,人的天性就有惰性,都需要在他人的监督下才会更好的成长与进步,也许有人会说“一个人的成功是靠自律的”,没错,毕竟自律性很高的人占少数,因为大多数人都是平凡的人。
跟过程会有哪些好处呢?
➤第一:督促进度
作为管理者,之所以要在适当(在计划实施的前期、中期、后期)的时候跟踪过程,其目的就是督促下属的执行进度,防止下属因为某种原因或惰性导致工作拖拉,确保任务的准时交付。
➤第二:纠偏改错
人与人之间总会在思想认知上存在或多或少的偏差,为了确保工作执行过程中不出现偏差,能按照计划目标如期前行,管理者一定要工作执行的适当阶段,通过跟踪过程,发现执行的偏差性,及时提醒,防止偏差过大,从而确保结果的符合性。
➤第三:提高士气
每个人都希望被关注,尤其是被领导关注,作为下属,不论其能力大小,不论其职业化程度如何,不论是职业素质如何,都希望领导能关注自己,关注自己的工作,哪怕是领导的一句批评,也比整个工作执行过程无人过问、无人关心要好很多倍。所以,作为管理者,一定要懂得人性,满足人性的需求,在下属执行过程中,在合适的时间点,不妨到现场过问下执行的情况,让下属内心得到被关怀,引发下属的感动,从而有效提升下属的工作干劲。
➤第四:保证结果
有了正确的过程,才会有满意的结果。作为管理者,务必要根据工作的复杂程度、执行者的能力与素质、执行者的性格等事先确定好在什么时间段跟踪过程,询问进度,从而有利于工作任何结果的符合性。
➤第五:清除阻力
在工作执行过程中难免会遇到困难或阻力,有些困难阻力是下属能够化解的,有些困难阻力是下属自己无法有效化解的,但,每个人的性格不同,尤其是内向型的下属,遇到阻力,不敢向领导说,为什么呢?怕领导觉得其无能,可自己又没有更好的办法,此时,若领导能主动到现场进行询问,给予适当的指点或帮助,下属的内心必然无比感动与开心,不但消除了工作中的阻力,又激励下属的工作干劲,一举多得。
➤第六:引领思路
一项比较复杂的工作,任何人在执行过程中都会遇到困惑的时候,甚至有些困惑看似不大,但往往会出现这样的情景“无论自己怎么思考,总是走不出”,结果他人的一句话,瞬间“让其醍醐灌顶,幡然醒悟,惊喜交加,我怎么没有想到这一点呀”。所以,作为管理者,务必要根据安排的工作内容复杂性、执行者的实际情况、工作需要完成的时间等,在合适的时间点到现场看看下属的执行情况,主动关心下属,耐心聆听下属的汇报,必要时给予适当的引导或启发,以促进工作任务顺利的进行。
➤第七:促进成长
很多人,在执行任务或达成目标前,总会给自己设限,总觉得自己很难完成,会出现信心不足,若作为管理者,在能下属执行任务或达成目标的过程中,适当的予以跟踪监督,并给予适当的帮助与鼓励,助力工作任务或目标的达成,不仅可以有效增强下属对自己的自信心,更有利于下属的成长与发展。
➤第八:加强责任
跟踪过程的目的就是提升执行者的责任心,防止执行者在执行过程中由于自律性不高、自控能力弱导致工作任务被拖延。
➤第九:缓解压力
跟踪过程也是缓和下属在执行过程中压力的一种非常有效的方法,避免下属过多担心结果而内心总是不安,通过管理者在跟过程中给予适当的关心、检查、指导、提醒等方法,减轻下属的压力与不安。
二、跟进过程需要注意的事项
有的管理者也知道为了确保工作任务的达成,需要跟踪过程,但却在跟过程中遭到了下属的抵触与反感,反而影响了工作任务的达成与目标的实现,所以,在跟过程时,务必要注意以下事项:
➤第一:跟过程不是干预工作
跟过程的目的是关心、是指导、是解惑、是启发,但最怕的就是在跟过程中,管理者过多的干预,总认为下属这里不对那里不好,甚至直接下手,这样的行为必然会引起下属内心的不舒服,自然也就会影响工作任务的达成。
➤第二:跟过程不是指责
工作执行过程中,出现不足或存在偏差,本是正常的现象,只要及时纠正完善即可,然,有的管理者,在跟过程时,一旦发现下属的执行不合自己的心意,就是一顿批评指,严重打击了下属的自信力。
➤第三:跟过程要有耐心
作为管理者,通过给予下属工作的机会,目的在于历练下属,促进下属的成长与发展,所以需要有容错之心、包容之心,更需要有耐心的指导。但是,有的管理者,往往在指导下属的过程中,恨不得下属一次过关,瞬间明白,不然就是一顿数落或脸上表现出不耐烦的表情。
➤第四:跟过程要善于聆听
管理者在跟过程中,最忌讳的就是固执己见,完全站在自己的立场上看待下属的执行而发表看法,根本不给下属任何解释的机会,也不给自己聆听的机会,这样跟过程的做法,不但对工作任务达成起不到任何的作用,反而会影响管理者在下属心目中的威信与地位,会导致工作任务的执行更加糟糕。
➤第五:跟过程要点评结果
不论是跟过程,还是跟结果,都是一种变相的检查下属执行情况的活动,既然有检查,就要有点评,但是,有的管理者,往往不做任何的评价,导致下属不清楚是达到了要求还是没有达到要求,是执行正确了还是存在偏差,总是让下属内心不停烦嘀咕,不仅影响了下属执行的注意力、耗费了下属执行的精力,而且有可能会影响任务的达成进度与质量。
➤第六:跟过程要给予鼓励
每个人都喜欢听好话,都喜欢被鼓励、被认可,鼓励与认可在工作执行过程中产生的效果远远大于物质方面的奖励。作为管理者,在跟踪工作执行过程中,最忌讳的就是不懂得鼓励下属、不善于鼓励下属、不及时鼓励下属,导致下属工作的激情与干劲持续降温,下属执行的电力持续减弱。
二、跟过程要防止走极端
➤第一:只看进度不看结果
管理过程与管理结果对工作任务的达成同样重要,所以,作为管理者,在跟过程中,不仅要看工作执行的进度是否符合,更好看工作执行的阶段性成果是否符合,这两点缺一不可,不论忽视了哪一点,都会影响最终的结果。
➤第二:到了时间点才想起跟
有的管理者,也知道需要跟踪过程,也懂得跟踪过程的重要性,但往往总是到了需要结果的时候才想起跟踪过问过程,若不出现偏差还好,若出现偏差,不仅执行者没有过多的纠偏时间,而且管理者也没有给自己任何指导扶正的时间机会。
➤第三:只作批评不鼓励
作为管理者,在跟踪工作执行过程中,最怕的就是只批评,只怪罪,这里不到位,那里没有做好,根本看不到下属做到位、做好的地方,不给执行者任何的鼓励与肯定。
➤第四:只给处罚不予奖励
作为管理者,在跟踪工作执行过程中,最忌讳的就是只懂得处罚不懂得奖励。
➤第五:只看结果不予评价
跟过程,不仅要看进度,要看结果,更要对过程的阶段成果予以点评,以便下属及时补救完善。作为管理者在跟过程,最忌讳的就是只查看阶段结果,不予以任何的点评。
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