「方法」几种常见易错的公文处理方法

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（一）文件起草方面

1.转发文件

（1）标题。《XX单位办公室转发XX上级单位办公室关于做好XXXX工作文件的通知》，这是标准写法。容易错的是：一是关于不知道放在哪个位置。如果上级有“关于”就放在原位置；如果上级没有“关于”就放在转发前面。二是文件二字。替换的就是原标题中的“的通知”，千万不要出现“转发XX的通知的通知”。三是要有上级机关的名称。不是转发某个工作，而是转发某个机关的某件工作安排。比如，县委办也是转发市委办怎么办，标题中直接写市委办，但是在正文中再去交代清楚是县委办先转发的。四是书名号中还有书名号。根据公文处理规定，标题中除规章制度、法律法规用书名号以外，还有“不忘初心、牢记使命”等专用术语外，一律不出现任何标题符号，包括顿号，要么点两个或三个，中间用“和”“及”连词。如果上级印发或者转发时有书名号，证明他们错了，直接删除就行。

（2）正文。开头要有一句“正确的废话”，那就是“经某某单位同意”，为什么？不是我们办公室想转发来安排工作，是单位同意的。转发别人的文件，一定要引用完整，就是“《某某单位关于做XX工作的通知》（X办发〔2020〕XX号）”，容易出错的就是掉了后面的文号；还有是直接转发文号，这里再提醒我们，不管在何种文稿中提到上级文件，不能只有文号，一定要全面完整，如果只有文号，是不是告诉别人自己找去？而且只有一个文号，谁知道是不是关于这件工作的。文号的小括号后面不需要再有“文件”二字，纯属多余，因为前面那个标题和文号就是文件的意思；同理，我们在起草其他文种类公文时，根据“《某某通知》要求或者精神”即可，不用加文件“二字”。最后还有一句，“请认真抓好贯彻落实”，并且只要这几个字即可，不能出现“请结合实际抓好贯彻落实”的说法，既然转发下来，就是要执行，没有结合实际一说，如果不涉及该单位，学习就行，办公室可不敢安排说学习就行的话，因此统一说法。

（3）有附件。记住这样一句话：“转发文件，自己的才废话，上级文件才是正文”。这跟印发方案是一个道理，前面的都是废话，重点在下面。所以，不能把别人的文件通过公文交换系统附件上传，可以通过转换成图片、扫描成图片的形式插进去；也会有附件的情况，比如表格，需要在落款前面写附件加内容，然后再上传。

（4）有要求。我们常常会碰到领导批示，“并提出贯彻实施意见”。正确的说法是：“并提出如下要求，请认真抓好贯彻落实”。不要用“请一并抓好贯彻落实”，“一并”二字纯属多余，执行就行，如果多了“一并”，是不是我们提的要求是层层加码？是不是我们所提要求没有来源于上级要求？

2.印发方案。一是在标题中不用书名号。二是党委、政府机关不直接印发方案。特别重大工作，要将标题改为“关于XX的实施意见”，标题下面用括号写明发文时间，抬头不用写（也就是不用写发文对象）。三是正文开头还是要有一句“正确的废话”。要么是“经某某党委或者政府同意”，或者“《某某方案》已经某某党委或者政府研究同意”，现印发你们（不用加“给”字，发代表了“给”）。四是方案不能作为附件。要在落款下一页接着排版。

3.请示文件。一是文头。已经规范为和下级文件同样。二是签发人。请示文号后面要有“签发人：XXX”，两个一左一右各往左往右空一字分别编排在文头红线之上。“签发人”三个字用楷体字体，XXX用仿宋字体，必须是党委或者政府主要领导。三是称呼。用单位标准简称，前面不用加XX市、XX县。比如，县委；县人民政府；县发展改革局。以下都是错误的称呼：中共XX县委；XX县人民政府，会泽县发展和改革局。四是一事一请。请示只能提一个请求，不能出现“现将有关事情请示如下”的说法。如果出现有好几个请求，就换文头，不是请示，是报告。五是唯一主送。请示只有一个主送机关，开头称呼只能有一个，版记中不能有抄送单位。如果需要同时请示两个单位，换文号、换称呼。六是规范结尾。正文最后一句的规范表述：“当否，请示。”“妥否”，末尾加感叹号都是不正确的。

（二）文字校对方面

1.“截至”和“截止”。一律统一为“截至”，若一定要用“截止”，后面要加一个字变成“截止到”。

2.“事项”和“事宜”。一律统一为“事项”，因为“事宜”有贬义的意思，“诸事不宜”嘛。

3.“有关”和“相关”。一律统一为“有关”，“相关”是指相互之间有关联。

4.“关于”和“对”。一律统一为“关于”，而且不放在一起，两个就是同一个意思。

5.“现将”和“现就”。“现将”后面没有带“的”字的定语，“现将有关事项通知如下”即可；“现就”后面有带“的”字的定语，“现就做好XX工作的有关事项通知如下”。

6.“吸取”和“汲取”。“吸取”是指内部的经验做法；“汲取”是指其他地方的教训。

7.“县委、县政府”和“县委、政府”。单独出现时，分别表述为“县委”“县人民政府”；连在一起时表述为“县委、县政府”，不要掉了“政府”前面的“县”，好多领导在讲话时习惯说“县委、政府”，其实是不规范的，道理就是省、市、县、乡都有“政府”，县就是县，以此类推。

8.“等”和“等几个”。单独用“等”字时，表示后面还有，没有全部列举；用“等几个”时，前面已列举完全，3个就是“等3个”、4个就是“等4个”，以此类推。

（三）标点符号方面

1.排比中间的符号。两个或者两个以上的《》“”中间不用“、，”等任何符号。

2.有附件的符号。在正文后面空一行，左空两个字，写附件加冒号，有两个以上，用“1.2.”来排序，结尾不用任何符号，标题太长转行对齐方式是与1.后面的文字对齐。

3.有包含关系的符号。比如，句号后面的结尾用分号，这是不对的，句号后面的结尾只能用句号。从小大到顺序是：顿号、逗号、分号、句号，前不能包含后。

4.“其中”前后的符号。“其中”前面一律用逗号，如果前面都是句号结束了，哪里来的其中。“其中”后面有逗号和没有逗号的表述，如果其中后面只有一种情况，不用逗号；如果后面有两种及两种以上，“其中”后面用逗号（注意不是用冒号），且用分号将几种情况排比罗列。

5.双引号后的符号。如果引用完整的一句话或者一段话，句号放在双引号前面，说明是连句号都是引用的；如果是特定说法，句号放在后引号后面，说明只有文字是特定说法，句号不是；如果还要接着说，逗号放在后引号外面，说明后面还有。

（四）细节处理方面

1.主语处理。在汇报、报告、请示等对上级的所有文稿中，均不能出现“我”“我们”等字样，一律换为单位简称或者更改说法，可以用“某地”“某局”等说法。这是最起码的尊重，在上级领导面前说“我”“我们”，似乎有自夸嫌疑。

2.正文处理。一律不出现“此页无正文”的字样。如果正文太靠下，就紧缩或者加大行距，最少要有一行和落款在同一页。在正文中，单独一个字不占一行，处理方式是紧缩最后一句话的“字符间距”。

3.落款处理。首先明确一条，落款不单独在一页，原因是要鲜红的印章，单独一页可以单独使用哦，处理方法同上。正文结束（含附件 ）后空三行（如果实在放不下，可以少一行左右）开始写单位名称，单位名称一律用全称（就是公章上的名字），距离右侧边空4个字，且名称不能转行，党委、政府联发的对齐美观。成文日期在名称之下，排版为名称的中间位置，有个别地方是距离名称左空两个字，这是错误的。如果请示类，必须还有第三部分，联系人和联系电话，方便上级处理公文时联系，而且一般不用主要领导的名字和电话，也不建议用站所部门的电话，尽量用分管领导的，排版正确的处理方式是：左空两个字，用小括号，里面写明联系人、联系电话。

4.版记处理。就是在文稿中的末尾用两个框线表述的内容。字体，同正文。字号，小四。左空一个字，右空一个字。尤其是注意的是，请示、报告等上行文，末尾用“印”；平行文、下行文用“印发”，道理很简单，“印”就是只印出来，因为请示是一级单位对上级“请”，而版记写的是办公室，只能“印”；“印发”就是不但印还要发，是需要抓好落实的。切记：版记一定是在偶数页，如果落款在奇数页，直接空行空行推到偶数页的末尾；如果落款在偶数页太靠下放不下，就紧缩正文的行距来处理，正文行距28mm—32mm都是可以的。