Jira“消失”的二十四小时

Jira“消失”的二十四小时故事墙作为交付项目中习以为常的工具,突然的“消失”,才让我们意识到承载了工作中的很多东西。客户在微信群里反映,“登不上故事卡墙了 , 没法测ua

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写在前面

故事墙作为交付项目中习以为常的工具,突然的“消失”,才让我们意识到承载了工作中的很多东西。
没有预想中的手忙脚乱,团队的工作却也没有想象中的停滞不前。但一些意料之外的阻碍,带给了我一些对于故事墙价值的思考。
以下是正文

早上 8:34

睡眼惺忪的我打开手机,便看到群里已经热闹起来

“又有线上问题了”

“服务器连不上去了”

……

我心里虽然有些波澜,但却并没有很担心。

8:45

客户在微信群里反映,“登不上故事卡墙了 , 没法测uat了”。

我想,“客户太勤奋了吧,还要在9点会议前争分夺秒测试。”

“Jira之前也有这种暂时登录不了的情况,您别着急,稍等一会儿。”

在群里安抚完客户之后,我打开电脑,连vpn,输入验证码,一系列熟练的操作后,刷新之前打开的Jira板子,果然也遇到了和客户一样的404报错的现象。为了多试几次,我还细(shou) 心(can)的把之前我所有已经缓存的页面都刷新试试,结果当然是一片报错。

此时的我,还天真的以为,这次只是像之前多次类似系统不稳定一样的暂时现象,也从没想过Jira板子的消失和早晨的线上问题是同源。

Jira“消失”的二十四小时

图源自:https://www.atlassian.com/blog/jira-software/the-new-jira-begins-now

9:30

机智的同组小伙伴,没有像我一样手残的刷新板子。站会依旧可以有条不紊的进行。

直到站会结束,Jira依旧打不开,此时的我才意识到,可能不是暂时的系统问题。从群里得知,起码今天前恢复没有期望的结果之后,我突然有些手足无措。

没有了板子,我们还能正常开卡和Desk Check吗?
QA同学的测试会不会受到影响啊?
我在进行的业务沉淀还能顺利继续吗?

仿佛是本来信心满满的开卷考试,突然被没收了小抄。连本身早应烂熟于心的“知识点”,都有些不确定。

9:45

在又抱着侥幸刷新了几次无果之后,我定了定神,想到了几条不幸中的万幸:

  1. 对于Dev & QA同学来说:
    团队在项目开始之初,除了Jira 外,还建立了内部共同维护test case的Trello板子。这样做可以使得Jira只保留面向客户的核心业务逻辑、故事卡&项目进度的信息,而更加细节类的“kickoff 清单”、工序信息和接口文档等就维护在trello板子上。整个流程需要dev同学在卡开前先拟写case,再在开卡和测试期间,由BA和QA同学一起补充。Trello 上的case 往往不仅会比Jira上的AC更全,同时还有TL拆的工序,开卡结卡注意事项等重要信息。所以,对于QA和已经开卡的dev小伙伴来说,Trello其实已经作为他们工作期间的主要工具,Jira的消失影响不大.
Jira“消失”的二十四小时

2.对于BA来说:
首先,关于需求沟通和澄清的工作。庆幸的是,项目已经接近尾声,大部分和客户需要确认的内容已经完成。
其次,关于项目迭代规划的工作。得益于刚上项目时,受到Senior BA的启发,除Jira卡墙外,我自己还维护了一个比较完整的迭代计划。虽然只有卡号和卡的标题,但上面还记录了签卡进度,开发进度,开发周期和估点等详细信息,可以随时拿出来当临时的卡墙。
最为感恩的是,测试系统的大部分功能并未受到影响,可以通过系统操作,唤起大部分的记忆。

3.对于客户来说:
虽然现在即将到了UAT测试比较密集的阶段,但还好我们的项目不是by迭代上线。距离最后真正上线还有一定的时间。即使勤奋的客户被迫需要“休息”两天,Jira的临时罢工,不会严重影响到上线前客户uat测试的进度。

综合以上几点,我有些烦躁的心,慢慢放松下来。


到了下午的时候,我发现,工作群里也少有因为Jira的问题而产生的抱怨,大家的工作都在有条不紊地进行。本以为可能最会受到影响的开卡、Desk Check和测试的工作并没有太多受到阻碍,反而是其他一些相比较为“边缘”的工作受到了一些意料之外的影响:

  • 历史需求细节难以回忆:由于正处于项目尾声,我还在对负责的模块进行业务沉淀的工作。主要的流程已经有很多成熟的文档,但缺乏一些比较细节和tricky的逻辑的总结,以便帮助后人避坑。然而,由于我一直拖延,很多在2月/3月聊的需求的细节场景单凭记忆很难回忆起来……
  • 原有系统逻辑细节模糊:由于项目是属于遗留系统改造,除了增加新的功能外,保证原有系统逻辑不受影响也是项目成功的重要标准之一。但部分原有功能背后计算逻辑复杂,页面信息较少,且属于早期确认的需求;导致记忆比较模糊,有些细节我不能完全确认。
  • 测试工作成本增加:对于QA测试,即使我们有Trello神器,但遇到需要参考流程图,计算案例,导入文件样例,跨squad卡的链接等需求时,只有干巴巴简单文字的Trello就显得有些爱莫能助。增加了QA小伙伴再去重新找这些资料的时间成本。

总结下来,我发现,在本项目特殊的背景下,对一个已经非常熟悉敏捷开发流程的团队来说,Jira 本期望主要承载【可视化流程管理】的作用,仿佛没有想象中那么重要。而之前并未太关注的【历史业务资源库】的角色,在“板子消失事件”中凸显出来。

首先,无论借用我们团队自己维护的Trello,QA同学自己的用例库,还是我建的野生计划板,在较短的时间内群策群力快速建立一个新卡墙并非难事。其次,凭借着系统操作,会议记录,流程图等文档,卡中大部分的AC也能基本补全,只是时间长短的问题。

然而,对于这个承载了多年积累,近百个项目,多个供应商,上万张故事卡、无数业务文档和“几代人”心血的“故事墙”来说,它已经不仅仅是一块简单的团队协作的“板子”,而是快成为了公司的第二大脑,作为每次需求更新,软件改造重要的知识来源。尤其是在本次遗留系统改造的项目中,该隐藏价值发挥的淋漓尽致。

当然,如此庞杂,且管理并不太规范的“资料库”, 也会存在诸多问题:

  1. 故事卡管理比较混乱,经常会出现一个功能点的故事卡(feature)横跨多个史诗级别的故事卡(epic),或者很多错误状态的故事卡。即使依靠关键词搜索也会占用大量的时间去查找、核对,是不是真实开发了的功能/是否是最新的逻辑。
  2. 故事卡分散在各处,没有比较完整故事线串联,且需求更新众多,可能需要花费大量的时间去翻阅是否还有隐藏/遗漏的场景。
  3. 缺少业务背景。故事卡还是更多的关注系统功能的实现,对于”WHY“的问题没能做更好的阐述。只有凭一句比较模糊的”so that…”的阐述,常常让后面参考的同学摸不着头脑。如果之后做需求更新时遇到了新PO,客户可能也很难揣测当时设计时的想法,从而留下一些隐患。
    ……

根据5个月左右的项目体验,对于有类似持续有需求更新,且强依赖于故事墙做业务沉淀的项目,我总结可以从以下一些日常小事入手改进:

  1. 明确故事卡的管理规则:对于故事卡的名字,状态,和不同级别的故事卡之间的关系,尽量做到准确、清晰易读。如果是针对做需求更新的卡,可以尝试链接之前有很强业务相关联的老卡,方便追踪。同时,善用comments,增加附件等功能,尽可能让卡中的信息做到全而不漏。
  2. 场景化业务需求:在进行业务沉淀的时候,在以文档/Keynote的方式进行文字说明/截图时,也可以插入 user journey + 对应故事卡链接。不仅可以帮助客户在UAT期间建立更好的场景概念,还可以让其他有需要的同学在了解high level的流程的基础上,再看卡了解细节。建立宏观和细节的连接。
  3. 适当补充必要的需求背景:在写卡和做业务沉淀的过程中,如果允许的情况下,可以更多的增加对于业务场景的分析、实例化需求、用户使用习惯、和功能设计初衷等描述。因为很可能,你从客户处了解到的独家业务信息会成为之后需求更新方案的关键。
  4. 一定要及时整理业务知识/ test case:重要的流程图,会议纪要,场景分析的文档也要及时在过程中归类整理,有助于之后迅速定位,也方便后人参考。其实,即使没有这次的事件,今年1、2月份那些更多涉及到实际业务场景等偏“WHY“的知识也有些淡忘,如果当时及时总结,也可以很好地避免我再去和客户请教时,却被反问 ”你是要准备出书?“的尴尬场面。

当然,冰冻三尺,非一日之寒, 何况是在如此复杂和时间跨度大的背景之下。但从我做起,从小事做起,期望可以将Jira 原本【历史资料库】的角色更好的发扬光大。


第二天早上,

8:45

那位勤奋的客户依旧因为测不了UAT在群里的”哀嚎”:

“Early birds have no feed”

如今,时间也早已过去了24小时,心心念念的板子还没恢复。虽然这只是一次偶发事件,但通过这次小意外,我想我们都有了一些收获。

最后,祝福Jira早日康复。


文/Thoughtworks刘一颖

原文链接:https://insights.thoughtworks.cn/do-we-need-jira/

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