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邮件写作是职场人不可避免的任务，但很多人遇到的最大痛点不是不清楚写作目的或内容，而是不知道如何开始，这就是常说的“万事开头难”。
比如，老板给你发了一封邮件，质问项目进度慢时，你有很多客观原因解释，但又不想让老板觉得你在推卸责任，纠结半天，也写不出第一句话；
再比如，项目完成后，当你需要催款时，你可能会感到困惑，因为你既想快速回款，又担心得罪客户，失去后续的合作机会，不知道要用怎样的语气写下一封催款邮件……
发现没？明明是沟通目的明确，写作内容也清晰，但就是因为各种纠结或压力，迟迟动不了笔，这才是邮件写作的最大痛点。
面对这种情况最能提升邮件写作效率的方式，是借助参考邮件，并根据具体情况进行修改。这时，使用AI助手可以大大提高效率。
案例一
还记得上篇文章的指令公式吗，指令=定义角色 + 背景信息 + 任务目标 + 输出要求
在这个案例中，定义角色是“科创公司的CTO”，而AI是“我的秘书”。
背景信息需要尽可能详细地描述，例如描述AI的发展速度，以及公司面临的挑战。
任务目标就是给所有同事发一封邮件，通知他们本周五下午要来参加培训。
输出要求可以包括硬性要求（例如限制多少字或限制表格输出）和软性要求（例如语气）。在这个内部培训邮件的场景中，语气很重要，因为可以影响到读者的反应。例如，我们可以要求AI亲和力强一些，或者严肃一些。在开始之前，你需要专门建立一个写邮件的角色，并要求一些个性化的习惯，例如称呼、常用语和落款。
让AI干活：在首次输出后，如果有什么需要调整的，可以直接告诉AI。例如，你可以告诉它不要在内部邮件中使用“您”这个字。
加入人味儿：在邮件场景中，加入人味儿是非常重要的，因为它可以使你的邮件更具有个性化和独特性。例如，你可以在邮件中加入一些生活化的内容，例如“大家来的话，可以在门口每人领一杯奶茶”，或者“上次这个培训有六个同事没听完就走了，这次来的话先请大家喝饮料”。你也可以加入一些公司相关的事情，例如“讲完AI的外部趋势，我再跟大家讲讲科创学习助手的进度”。
在以上步骤完成后，AI已经写了一份80分的邮件草稿，但是要发出去，我们必须在这个基础上润色，加上人味儿。通过以上步骤，我们演示了如何快速写一封内部培训通知。
案例二
现在我们难度升级，如果是一家全球化公司的中国总部，在各地都有分公司。我们需要给日本和香港两个分公司的负责人发邮件，邀请他们来上海开年会。
这个案例难在哪里呢？其实是同一件事情，因为需要给不同的人发，所以要有个性化，每封邮件都面临一次“万事开头难”的困境。在这个例子里，还涉及到了不同语言文化的问题。
第一步，我们定义一下任务目标，目标就是给日本分公司负责人松下幸之助，香港分公司负责人 浩南发一封邀请函，邀请他们5月来中国参加我司的新产品发布会。
第二步，开始写指令。还是那个公式，这个公式的四要素，先定义角色，我是科创公司上海总部。
再写任务背景， 5月16日，科创总公司将在上海学习中心召开一个关于人工智能的新产品发布会，发布会上将公布科创的AI时代战略，并且推出一个跨时代的新产品。
接着，这就到了写任务目标的环节，这个案例的任务目标就是分别给日本分公司负责人伊之助，香港分公司负责人浩南发一封邀请函，并且请他们在一周之内答复。并且给浩南的邮件需要让他带上香港分公司的收入报表。
而输出要求这里，我写上一句“给日本公司的邮件用日文输出，给香港公司的邮件用繁体中文输出”。
现在就到了第三步，我们就可以看到AI开始输出了。在这个结果中有任何你觉得不满意的，可以提出修改意见，AI会特别听话地马上修改。
最后我们来到了“核查修改加人味儿”的环节。这个场景下，这种邀请函类型的邮件重要的是不犯错，核查是关键，所以要检查时间、地点、联系人等关键信息有没有问题。建议把输出结果也扔到翻译软件里，去核查一遍，不要犯低级错误。
你看，在这个场景下，开口难的问题就解决了，并且还是开口给不同文化语言背景的人发邮件，当然如果你的业务场景需要，一次性输出八国语言，AI也能做到。
我相信你已经看懂了跟AI互动的一个诀窍，那就是把背景信息描述的越清楚，AI 给的结果就越靠谱。在我们中国的传统职场里，对聪明有情商的年轻人经常表扬“有悟性，我不说他就懂了”，不过在面对AI时，他其实更像一个高智商的年轻人，只要你明确地给出指令，他就能很好地完成任务。
常用指令清单：
1.你现在是我的邮件助理和翻译，负责帮我处理非中文的邮件。我将发给你一封我收到的外文邮件，请你用中文提炼出大意告诉我，不用完整翻译。电子邮件：【附上邮件内容】
2.你现在是我的【邮件助理】，负责帮我处理和回复电子邮件。我会发给你一封我收到的营销邮件，请你用礼貌的语气拒绝这封邮件，并且委婉的告诉他不要再发了。电子邮件：【附上邮件内容】
3.你现在是一名【职业】，我会给你一封电子邮件，请你按照你的职业特点回复这封邮件。电子邮件：【附上邮件内容】
4.我需要一封【营销邮件模版】，通过向【理想的客户角色】告知我们的【产品优势】和【服务特点】，引导他们对我们的产品产生兴趣，从而吸引他们【行动（例如购买/去官网/下载产品）】
5.你现在是我的邮件助理，负责帮我处理电子邮件。我会扔给你一封比较长的邮件，请你提炼出邮件的核心目的。电子邮件：【附上邮件内容】
6.你现在是我的【军师/幕僚长】，负责帮我做出理智而正确的决定。我收到了一封邮件，请你先帮我判断利弊并做出决策建议。电子邮件：【附上邮件内容】
7.你现在是我的邮件助理，负责帮我处理电子邮件。我会扔给你一封邮件，请你判断的这封邮件的语气如何？请你按照同样的语气倾向，帮我回复一封邮件。电子邮件：【附上邮件内容】
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